TeamLab, nástroj pro řízení projektů

Tento příspěvek je moje první recenze a bude o softwaru TeamLab.
Jsem člověk, který rád využívá všelijaké softwarové nástroje a to téměř na cokoliv. Vždy najdu nějaký software, který se mi líbí a ztratím spoustu času zkoumáním a testováním jeho funkcí. Nakonec samozřejmě najdu jiný software, který se mi líbí více a nespočet hodin práce je najednou ztraceno. Zde si troufám říci, že jsem na konci hledání softwaru pro řízení jednotlivých internetových projektů. Jako projektový manažer jsem tomuto odvětví věnoval mnoho času.
Žádný software, který je zdarma mě prozatím neuspokojil na 100%, ani to neočekávám a TeamLab je konečně něco, co se tomu alespoň přibližuje.


1. Založení portálu
Založení portálu je velmi jednoduché pro každého, stačí jít na oficiální stránky TeamLabu, vyplnit 4 kolonky a přejít přes velmi obtěžující Captchu a portál je vytvořen.

TeamLab je možné provozovat i na vlastní doméně a mít tedy plnou kontrolu nad modifikací, nicméně si myslím, že je to zbytečné a přijdete tím o upgrady systému, které se plánují.

Příhlášení administrátora je rovněž jednoduché. E-mailem obdržíte heslo do systému a přes vstupní obrazovku se přihlásíte do TeamLabu, jako vaši spolupracovníci, kterým umožníte přístup.

2. Nastavení portálu
Ihned po vytvoření se doporučuji podívat na nastavení portálu "portal settings", kde můžete nastavit aktuální čas, nebo třeba odebrat a přidat funkcionalitu.

3. Vytváříme uživatele
Když už máte portál vytvořen a nastaven, je na čase vytvořit další uživatele, jelikož bez nich je portál úplně zbytečný. Máte hned 3 možnosti, jakým způsobem do TeamLabu dostat nové uživatele:

• Importem z internetových účtů (Google, Yahoo, Windows Live)
• Importem z aplikací (CSV soubor, Microsoft Outlook)
• Ručně

Vždy se importuje email, jméno a příjmení. Po dokončení importu se rozešle během pár minut automatická notifikace, kde uživatel zjistí vygenerované heslo. Každý uživatel má vlastní uživatelský profil, kde je možné napsat nespočet informací. Přes osobní údaje, přes firemní údaje, až po různé kontaktní údaje včetně sociálních sítí, ICQ, nebo skypu.

Součástí TeamLabu je i tvorba jednotlivých firemních oddělení.


4. Základní funkce TeamLabu
TeamLab není jen software na řízení projektů, ale funguje také jako firemní intranet. Na základní obrazovce jsou pro vás připravené celkem 4 záložky, postupně si všechny stručně projdeme.

• Community
• Projects
• Documents
• Talk

Sekce "Community" slouží jako firemní intranet, grafika je velmi jednoduchá a orientace na hlavní ploše "Community" je velmi rychlá. Plocha je tvořena pomocí různých widgetů a záleží na každém uživateli, jak si základní plochu nastaví. Widgetů je celkem 10, ze všech zmíním alespoň několik typů: Firemní blog, interní encyklopedii "Wiki", fórum, soupis eventů, nebo třeba záložkovací systém. Soupis posledních aktivit všech uživatelů v sekci "Community" samozřejmě nechybí, takže po přihlášení jste hned v obraze, co se kde událo.

Sekce "Projects" slouží k tvorbě a řízení projektů. Základní plochou "Dashboard" je opět soustava různých widgetů, které potřebujete pro přehled v této sekci. Mohu opět uvést příklady jako soupis projektů, na kterých se podílím, úkoly, které mě čekají, diskuze jednotlivých projektů, nebo aktuální a opožděné milníky. Primárním cílem této sekce je tvorba projektů, řešení úkolů a generování reportů a vše se točí okolo těchto třech funkcí.
Nyní je čas vytvořit nový projekt. Tvorba projektu je stručná a rychlá. Součástí tvoření projektů je nadpis, popis a přidělení projektu řídící osobě. Následně je také možné přiřadit Tag. Novinkou je také zvolit projekt jako privátní, tedy, že projekt vidí pouze uživatelé, kteří jsou přiděleni k projektu, což já osobně velmi oceňuji. Když máte projekt vytvořený, můžete přidat další uživatele do projektu, diskutovat o projektu, nebo vkládat dokumenty, ale hlavní částí je samozřejmě vytvoření milníků, úkolů a time tracking pro jednotlivé úkony a máte perfektní možnost sledovat, jak jednotlivé úkony trvaly dlouho a kdo přesně na nich pracoval. Následně je možné generovat reporty. Funkcí je opravdu mnoho, je to jednoduché, přehledné a jednosměrné.

v sekci "Documents" nevidím až takové využití. Slouží to, jako takové úložiště pro všechny. Ještě jsem neměl tu možnost to využít. Vždy vkládám jednotlivé dokumenty k určitým projektům, nicméně to slouží pro všechny uživatele TeamLabu a nemají žádné propojení.

Jelikož TeamLab obsahuje i chat, je možné to propojit s dalšími systémy typu Trillian a Jabber. Toto se nastavuje v  sekci "Talk" a jinou funkci tato část portálu nemá.

5. Shrnutí
TeamLab je určitě dobrý základ firemního intranetu a spolupráce na jednotlivých projektech. Není třeba stále přeposílat e-maily hledat v archivu kompletní komunikaci. Zde máte vše jednoduše poskládáno a hlavně zaevidováno. Díky time trackingu máte do budoucna možnost odhadnout časovou a finanční náročnost dalších podobných projektů. Důležité je naučit lidi s tím pracovat na bázi "denního chleba" a půjde vše efektivněji. Díky systému nastavení jednotlivých notifikací každý uživatel ví o každém novém projektu a úkolu, do kterého je přiřazen a přesně ví, kdy má být úkol splněn a jaký je výstup. Nicméně k tomu, aby tento software byl plně využitelný, mu chybí ještě pár věcí a pořád je nutné si určité věci psát bokem.

6. Závěr
Závěrem sepíši pár nedostatků, které mi chybí k absolutní spokojenosti:

• Jiný způsob řešení eventů (není možné přiřadit osoby, nebo přiřazení k jednotlivým projektům a úkolům, ani nelze napsat čas a datum eventu). Lze nastavit pouze název a obsah eventu
• Propojení s ostatním software (Microsoft Outlook - propojení s kalendářem, google docs - pro online tvorbu dokumentů k jednotlivým úkolům)
• Pokud vytvoříte projekt, tak všichni uživatelé, kteří jsou přiřazení, vidí vše. Pokud jako vedoucí pracovník nechcete, aby pracovníci věděli, kolik projekt stojí, nebo jaký je možný zisk, musíte si to napsat extra někam jinam
• Podrobnosti o projektu - není zde možnost si rozdělit jednotlivé podrobnosti o projektu, jako například v CRM systému (informace o klientovi, informace o projektu, přístupové údaje například do CMS nebo na webhosting)...prostě rozdělení informací, máte zde pouze jedno textové pole, kam si můžete napsat, co chcete

Těch věcí bude určitě jistě více, takže budu rád za každou vaší odezvu. Používáte TeamLab, nebo možná nad tím uvažujete? Znáte další podobné softwary, které vám vyhovují více, či méně, Můžeme to společně prodiskutovat, určitě i zde mám mezery, ale doufám, že vám tato recenze něco dala. Připravuji podrobný manuál pro mé pracovníky a rád ho zašlu i vám, můžete mi napsat na horak@treomedia.cz a já vám ho obratem pošlu, ale nyní ještě není dokončený.

Na úplný závěr ještě motivační video TeamLabu a nějaké ty kontakty, kde zjistíte třeba více. Pokud si myslíte, že to někoho může zajímat pošlete mu to...potřebuji čtenáře :-)

www.teamlab.com
https://www.facebook.com/TeamLab
@Teamlabdotcom